昇格が決まった際、昇格レポートを作成・公開することをおすすめしています。
前提として、各自の等級は公開されています。等級公開については、こちら「個人の等級(グレード)は公開する？」を参照下さい。
負担があることは間違いないですが、それ以上の効果があると考えています。昇格レポートの目的と具体的なテーマ例について書きます。
■ 昇格レポートの目的
主に3つです。
他者の昇格に対する納得感を高める
自分以外のメンバーが昇格した際、昇格の理由・背景がわからないと「なんであの人は昇格できたの？」や「自分は、なぜ昇格できないの？」という思いがわきます。会社・マネージャーに直接声が挙がればいいですが、得てしてサイレントな疑問になりがちです。
こうした疑問がたまっていくと、人事制度に対する不満や不信につながります。
この状態にしないため、昇格の理由・背景をレポートで作成して、全社員に共有します。もちろん、等級要件(昇格基準)に基づき、適切に昇格が判断されていることが前提です。
昇格基準の理解を促す(目線を揃える)
「誰が昇格したか・なぜ昇格したか」を理解することで、自分もどうすれば昇格できるのか、を考えるキッカケになります。これは、昇格基準の理解に役立ちます。
メイン評価者であるマネージャーも「こういうことができれば昇格できる・こんな成果が出せれば昇格候補に挙げられる」というサンプルが見れます。
メイン評価者と被評価者、さらにメイン評価者の上長(例：部門長)の間で進む昇格判定のプロセス(の一部)がオープンになるイメージです。
昇格者自身の振り返りに活かせる
昇格者もレポートを自ら作成することで「こんなことやったな・こういうことができるようになったな」など、自分の能力や活動、貢献を振り返る機会になります。
評価制度における自己評価は「評価基準」に基づく振り返り、昇格レポートは「等級要件」に基づく振り返り、です。
■ 昇格レポートのテーマ例
各社によってカスタマイズが進み、中身が変わっていきます。
以下は、レポートのテーマ例です。
【A】現在の等級で出した成果やできるようになったこと
昇格者本人が作成します。
文字数の目安は、1,000～3,000字 (※会社によって1,000字だったり、3,000字だったり、を意味しています)。目安以上に、たくさん書いてくれることもよくあります。昇格者は、モチベーションが上がっているタイミングなので。
ブログ1本、書く感じです。
【B】昇格にあたって評価したこと、昇格後に期待すること
メイン評価者が作成します。メイン評価者だけでなく、サブ評価者も作成するケースもあります。
文字数の目安は、300～1,500字。昇格者を複数かかえることがあるため、昇格者本人の文字数よりも少なくします。
【C】昇格後に期待すること
上記【B】と同じく、メイン評価者(+サブ評価者)が作成します。
文字数の目安も同じです。
【D】昇格後にチャレンジしたいこと
昇格者本人が作成します。
上記の「昇格レポート」の目的とは異なり、昇格後のコミットメントを引き出すテーマとして使われることがあります。目的に応じて手段(テーマ)は変わります。運用を進める過程でカスタマイズされたケースです。
文字数の目安は、300～1,000字。
■ 昇格レポートの運用
ツールは、GoogleDocument でOKです。社内でドキュメントツールを使っていれば、そちらでも問題ありません。
昇格レポートの作成期間は、2週間程度です。期末の評価と期間が重なる場合、期間を延ばすこともあります。期間が長すぎると、逆に着手されず、ダラダラと長引く傾向にあるので、2週間ぐらいがちょうどいい印象はあります。
最後に、昇格者自身が作成したレポートについて、メイン評価者がレビューすることをおすすめします。書き方に、各自のオリジナリティがあることは全く問題ありません。
ただし、内容について認識が合っていないと、全社に公開された際、他のメンバーに勘違い(「これで昇格できるの？」)を引き起こしたり、昇格の背景が分からず、昇格基準の理解促進に役立たないことが起きます。
経験上、あまり修正を依頼することはありませんが、念のためレビューのプロセスは入れておくようにしています。