【人事制度の運用ツール】評価者/被評価者一覧

人事制度を運用するためのツールの紹介。

「評価者/被評価者一覧」です。

題名の通り、評価者と被評価者が一覧化されたスプレッドシートです。

記載項目

スプレッドシートに記載されている項目は次の通り。

上記の13の「列」で項目定義され、個人の情報が「行」ごとに記載されます。

自分のメイン評価者とサブ評価者を確認する他に、自分の評価シートへアクセスしたり、中間評価と期末評価の対象者を確認するために使います。

格納フォルダのアクセス権限を共有してしまうと、自分以外の他者の評価シートも閲覧・編集できてしまうため、評価者/被評価者一覧にURLを貼り付け、アクセスできるようにしました。

メールアドレスは、権限設定をすぐにできるようにするため、リストに載せています。

評価期間を6ヶ月としたら、6ヶ月に1回のサイクルで評価者/被評価者一覧を作成します。

例えば、上期1-6月・下期7‐12月であれば、6月初旬と12月初旬に翌期の評価者/被評価者一覧のフォーマットを人事担当者が準備(作成)し、メイン評価者とサブ評価者の設定を関係者に依頼します。

全社への公開は、上期は7月初旬、下期は1月初旬を目指します。

組織図とは別に、翌期の所属組織や職種も入力します。

リスト化することで、所属組織が明確に決まっていないケースを見つけることもできます。

そして個人の「等級」も、評価者/被評価者一覧を通じて共有します。

等級だけのリストを用意しても、見る機会・使う機会が少なく、形骸化しがち。

評価者/被評価者一覧であれば、メイン評価者の確認や評価シートへのアクセスなど実際に「使う」ものなので、形骸化のリスクは低いと考えます。

なお、評価者/被評価者一覧を作成するタイミングだと、当期の昇格・降格が判定されておらず、翌期の等級が決まっていない状態です。

昇格・降格の判定が完了したら、評価者/被評価者一覧の等級情報を更新し、全社公開へ進みます。

全社公開後、新入社員は都度、追加していきます。

このプロセスを経ると、メイン評価者とサブ評価者の設定漏れもなくなります。

こういうリストがないと、こうした漏れが起き、人事制度の形骸化を招くことに。

新入社員については、入社日の情報から中間評価と期末評価の対象有無を見える化することで、評価の時期に、被評価者本人やメイン評価者・サブ評価者からの問い合わせ(Aさんって今期、評価対象ですか？ etc )をなくすことができます。

休職した社員についても、評価対象をお知らせする必要があります。

期中の更新については、「評価者の変更」にも対応します。

変更記録は別のスプシで管理するとして、変更後のメイン評価者・サブ評価を入力(更新)します。

個人別の評価シートにも、メイン評価者・サブ評価者の氏名が記載されていますが、これは評価者/被評価者一覧からインポートすれば、情報の一元管理にも役立ちします。

評価者/被評価者一覧は、人事制度(主に評価制度)を実際に動かすための大事なツールです。