振り返りの仕組み

1-2名のスタッフと共に独立を続けることができた背景に、手帳を使った振り返りの仕組みがあります。

その効果をまとめました。

 

そもそも、この振り返りの方法を始めたのは、2018年。

きっかけは、松井忠三さんの『無印良品のPDCA 一冊の手帳で常勝経営を仕組み化する! 』。

マネしてみようと思い、今年で5年目。

習慣の1つになりました。

 

手帳は「能率手帳GOLD」。

サイズ、保管のしやすさ、紙質、革の柔らかさ、自分の好みに合っています。

5,500円!(安くはないけど、納得のお値段、こういうの好きです)

毎年、これを購入することで身が引き締まる感覚があります。

手帳の中は、こんな感じ。

右上の WEEK も優れもの。1年は52週

自分の場合、左側に1日の振り返りを3行で。起床時間と就寝時間と体重を毎日記録。

右側に KPT で1週間を振り返ります。

中身は誰にも見せないルールで、本音を書きます。

朝の仕事のスイッチ

朝一番のタスクは、この手帳への書き込みから。

何をしようかと考えることなく、毎日デスクの引き出しから手帳を出して

  • 体重
  • 前日の就寝時間
  • 当日の起床時間
  • 前日の振り返り3行

を書き込みます。

終わったら、手帳はデスクの中へ。

そして朝のブログ、Job(クライアント向けの業務)に進みます。

この朝一の仕掛けが、スムーズ且つ確実に仕事へ着手させることに役立っています。

無理にモチベーションを上げる必要もありません。

淡々とこなしていきます。

冷静な振り返り

前日のことを3行で振り返り、書き込みます。

当日に書かないことがポイント。

夜、寝てから前日のことを朝一で振り返ると、冷静にモノゴトを考えることができます。

例えば、前日に納得いかないことやイラっとすることが起きたとき、1日寝た後に考えてみると、意外とそうでもないかも、と思えることがあります。

落ち着いて振り返ってみると「あの状況ならしょうがないか」とか「そんな気にすることでもないな」とか「自分の、この言い方がそもそも悪かったかも」とか。

この振り返りが、次に同じような場面に遭遇した際、役立ちします。

逆に1日寝ても「あれはきついな」とか「納得感一切なし」とか「あんま関わんない方がよさそう」と思う場合は、見過ごせないレベル。

ここで無理しても、好転することはほぼ無いと経験から学んでいるので、対応方針を考えます。

ストレスの根源は、排除したいところ。

独立を継続するための肝です。

振り返りの仕組み化

毎日の振り返りは、時間にして1-2分。

1週間の振り返り(KPT)も10-15分です。

1ヶ月過ぎたら、この1週間の振り返りをまとめて、1ヶ月の振り返りを実施します。

そして、6ヶ月過ぎたら、1ヶ月の振り返りを6ヶ月分まとめて、半年の振り返りを実施します。

もう6ヶ月過ぎたら、後半の半年分を同じように振り返り、最後に年間の振り返りで締めます。

この作業が終わったら後、翌年前半6ヶ月と1年間の目標を考えるのが、自分のスタイル。

1-12月が会計年度なので、だいたい6月末から7月初旬に上期の振り返り、12月末(年末)に下期の振り返りと翌期の目標設定がルーティン化しています。

独立して一人でやっていると計画はつくっても、振り返りを単純に忘れたり、忙しさに負けて振り返りが疎かになってしまうことがありました。

特に6-7月や12-1月は、クライアントの評価・報酬改定の時期と重なる繁忙期なので「意識する」だけでは行動の誘因として弱かったという背景もあります。

一人で仕事する人は、計画よりも振り返りの方が大事だと思います。

振り返りを言語化する習慣があれば、計画は振り返りの延長として、勝手に出来上がる感覚はあります。

これも自分の独立には欠かせません。

一人で対話できる

一人で仕事をやっていると、自社・自分のことについて「対話」することで気づきを得る機会がありません。

同僚と思い出話をすることもないですし、雑談することもありません。

ふとしたことで得られる気づきがなくなります。

その課題に、この手帳が貢献してくれます。

手帳を読み返すことで、過去の書き込みがネタ(キッカケ)になり、昔の自分と対話することができます。

「今自分が考えていることは、この時にアレが影響しているんだな」、「あのとき、こうやろうと決めたのにブレてきたかも」、「このとき、なんでこう思ったのだろう。自分が未熟だったんだろうな~」と、一人で考えても出てこない話のキッカケが手帳から読み取ることができます。

ただ、どうしても自分が考えていることなので、思考の幅には限界があります。

無意識のバイアスもあるはず。

なので、この点は本をたくさん読んで、視野を拡げることが必要だと改めて実感しています。

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